Document - concept si tipuri
Documentul provine, în primul rând pentru a securiza informațiile și dau forță juridică.
GOST 51141-98 ne dă următoarea definiție:
Document (informațiile despre document) - fixat pe un suport material de informații cu privire la detaliile care permit identificarea sa.
Documentul definit ca fiind fixat într-un mediu tangibil informații de identificare creat, primite și stocate de către o organizație sau o persoană ca mijloc de probă în care confirmă obligațiile legale sau activitățile comerciale.
Esența, atributele și proprietățile unui document
După cum se poate observa din definițiile, toate acestea accentuează esența documentului informativ.
Informațiile de fixare de documente (afișarea), asigurându-se astfel conservarea și acumularea acestuia, capacitatea de a transfera către o altă persoană, reutilizarea, a reveni la informația de timp.
Documentat purtătoare de informații - obiect material utilizat pentru stocarea pe acesta și de vorbire, audio sau informațiile despre imagine, inclusiv imaginea transformată de fixare.
Ca mass-media. document care servește ca un element esențial al organizării interne a oricărei instituții, întreprinderi, societate, oferind interoperabilitatea fără întrerupere a pieselor lor. Informația este baza pentru deciziile de management, aceasta este o dovadă a performanței lor și sursa de generalizări, precum și materiale de referință și de muncă de cercetare. În activitățile de management al documentelor și servește ca obiect al muncii, și, ca urmare a lucrărilor, din moment ce se înregistrează decizia, acesta este atașat documentului.
semne externe de documente - semne care reflectă forma și dimensiunea documentului, mediul de stocare, o metodă de înregistrare, elemente de design.
Valabilitatea juridică a documentului - proprietatea unui document oficial transmis prin legea aplicabilă, competența, autoritatea emite și procedura de înregistrare stabilită.
detalii ale documentului
În GOST 351141-98 privind termenii și definițiile detalii ale documentului numit dat „element obligatoriu de proiectare a documentului oficial.“
Diferite documente sunt compuse dintr-un set diferit de detalii. Numărul de detalii care caracterizează documentele determinate de obiectivele de creare a unui document, scopul său, cerințele de conținutul și forma acestui document, documentația metodei.
Multe documente au un număr strict limitat de detalii. indicarea lipsă sau incorecte a oricăror elemente de recuzită în documentul de serviciu face ca documentul nevalid.
formular de document
Un document - un singur act de documentare. Dar activitatea instituției și recunoscut totalitatea unui număr de documente într-un anumit mod de a interacționa, de obicei, funcții de management aferente. „Colectarea documentelor pe baza de origine aferente, de destinație, tipul, domeniul de aplicare, cerințe uniforme de înregistrare“ a documentației sistemului.
clasificarea documentelor
Toate varietate de documente, sectorul de servicii de management, pot fi clasificate pe diferite motive.
Tipuri de documente de origine:- origine personală;
- oficiale.
Documente personale - un document creat de către o persoană din afara domeniului de aplicare al activității sale oficiale sau executarea funcțiilor publice.
documente personale includ corespondența personală, memorii personale și jurnale. Ele sunt create în viața privată, în afara sferei de activitate de servicii sau executarea funcțiilor publice.
Cartea albă - o entitate sau persoană juridică document creat, proiectat și certificat în modul prevăzut.
Printre documentele oficiale ale grupului izolat individuale - o dovadă a identității (pașaport, permis de ședere), de specialitate, educație (diplomă, certificat), experiență de muncă (carte de muncă), și altele.
Servicii de clericale, au tendința de a lucra cu documentele oficiale, dintre care marea majoritate sunt documente administrative. Documentele administrative sunt create pentru punerea în aplicare a funcțiilor de management, cum ar fi planificarea, estimarea, finanțe, contabilitate, control, achiziții, și altele.
Documente oficiale - un document oficial utilizat în activitatea curentă a organizației.
Managementul oricărei organizații sunt scrise documente (text) create scrise de mână, dactilografiate, precum și documente electronice. Serviciul clerical de procesare și stocare ocupat este de astfel de documente. În cazul în care organizația utilizează alte documente (de exemplu, fotografii sau documente grafice), crearea și prelucrarea acestora manipulate de către unități specializate.
Papetărie hârtie - documente scrise de mână sau dactilografiate, care textul este rescris pentru a redacta un document sau în scris, fără ștersături și corecturi.
Tipuri de documente, în funcție de raportul dintre unitatea de control:- primite (primite de organizație);
- ieșire (trimis de organizație);
- internă (produs în cadrul organizației și utilizate în conexiunile interne).
- Totalitatea acestor documente forme de organizare a fluxului de lucru.
- simplu;
- complex.
documente simple (cum ar fi scrisori, declarații) conțin o declarație a întrebării. documente complexe includ câteva întrebări, acestea se pot referi la mai mulți funcționari, departamente, agenții (de exemplu, comenzi. protocoale. Decrete, decizii, regulamente, instrucțiuni).
Pentru a restricționa documentele de acces sunt împărțite în:- secrete;
- pentru uz oficial;
- neclasificat (comun).
Documentele secrete furnizate cu o notă specială și clasificarea de securitate. Utilizarea unor astfel de documente și să lucreze cu ei se realizează printr-o tehnologie specială și necesită un permis special. Documente doar pentru uz intern, care conține informații neclasificate pot fi utilizate de angajați ai instituției. Aceste documente sunt marcate cu ștampila „Numai pentru uz oficial.“
Tipuri de documente în conformitate cu metoda textului:- individuale;
- ecran de imprimare;
- tipic.
documentele standard sunt folosite pentru a documenta situațiile de același tip (recurente), acestea se bazează pe un eșantion (cum ar fi litere standard, instrucțiuni, contracte, etc.). În Documentology tastarea metoda este utilizată pentru a crea formulare standard de documente și texte, adică eșantioane sau standarde, pe baza cărora documente specifice. Typovoy text - text probă pe baza cărora se află în următorul text cu același conținut.
Prin gradul de autenticitate al documentului este împărțit în:- Originale (originale);
- copii;
- duplicate.
Originalul (oficial) documentul - primul sau o singură copie a unui document oficial
Un duplicat al documentului - oa doua copie a documentului original, cu caracter obligatoriu din punct de vedere
O copie a documentului - un document care reproduce integral informațiile din documentul original și toate semnele sale exterioare sau unele dintre ele, având în nici o forță juridică
O copie certificată a documentului - o copie a documentului, care, în conformitate cu procedurile stabilite, pune jos detaliile necesare, să producă efecte juridice să-l
Document dublet - o copie a unei copii a documentului. Duplicate - o copie a unui document oficial, juridic obligatoriu și să fie însoțită de original marcate „duplicat“.
Efectuarea duplicate practicate în caz de pierdere a originalului; de exemplu, în cazul pierderii înregistrării de muncă angajator angajat HR este obligat să emită la el un duplicat al cărții de muncă.
În conformitate cu termenii documentelor de stocare sunt împărțite în:- înregistrări permanente;
- pe termen lung (peste 10 ani);
- timp (până la 10 ani) de stocare.
Termenul de valabilitate a documentelor se stabilește de către Serviciul Federal de Arhiva și fixat în lista de documente care indică timpul de stocare.
