Cum de a organiza actele
Organizarea documente, determina dacă afacerile dvs., organizații, birouri la distanță sau sucursale, să fie conștienți de acest lucru și asigură un mecanism de interacțiune cu aceste entități. Sistemul de justiție trebuie să fie identic cu sediul central pentru a se evita problemele legate de înregistrare și documentare.
În fiecare unitate structurală de a aloca unități speciale de personal, care va efectua evidență. Dacă acest lucru nu este posibil, atunci atribuiți un membru al personalului, care va combina de bază Functionar funcția lor de locuri de muncă.
Se determină numărul și intervalul de cazuri, care va trata toate documentele de intrare, ieșire și interne. În cazul în care acest document dintr-o mai mare (cap) al organizației, atunci ei vin la șef; documentele organizațiilor subordonate ar trebui să acționeze pentru a șefului adjunct de supraveghere a lucra cu ei. Prin urmare, apelurile cetățenilor - că deputatul căruia i datoria de a lucra cu populația.
Identificați gama de corespondenți, de a crea un clasificator, în care va fi capabil să determine imediat la care corespondența grup se referă acest document. De exemplu, pentru autoritățile publice au stabilit codul 01, pentru organizarea de scrisori părinte - codul 02, pentru furnizori - cod 03, pentru clienții - Cod 04, etc. Acest lucru va contribui la eficientizarea circulației documentelor în cadrul organizației.
Se determină în ce formă vor fi efectuate documente - într-o revistă sau o carte. Ambele forme sunt implementate în programe speciale de documente electronice. Dacă încă nu se poate cumpăra un astfel de program, utilizați documentele electronice de înregistrare jurnale, acestea pot fi emise în Excel.
organizat în mod corespunzător documente - una dintre componentele succesului oricărei companii (chiar mici). La urma urmei, cum se emit documente de bază (ordine, instrucțiuni, scrisori, etc.) Depinde primii parteneri de afaceri afișări. De asemenea, este important modul trece rapid fluxul documentelor de intrare, ieșire și interne.
Pentru gestionarea documentelor în întreprindere trebuie să îndeplinească lucrător specifice. În cazul în care societatea nu este foarte mare - un secretar, asistent administrativ. În cazul în care organizația include mai mult de o unitate (în special în cazul în care acestea au o locație geografică diferită), organizată de către biroul de DOW (software-ul de management al documentelor).
Că acestea elaborează orientări operaționale de gestionare a înregistrărilor, de proces, efectuați modificările. La elaborarea documentului de bază, putem lua „procedura normele în organele federale ale puterii executive.“
Aceasta este o etapă importantă, crucială pentru ca După instrucțiuni privind aprobarea de birou documentele firmei trebuie să respecte un anumit stil de:
- detalii de localizare (longitudinal, unghiular);
- font corporativă;
- format (dimensiunea hârtiei, spațiere).
În plus, probele companiei hîrtii din manualul ar trebui să reflecte aspecte precum organizarea înregistrării documentelor de intrare / ieșire; organizarea controlului asupra executării documentelor și deciziilor; pregătirea și transmiterea documentelor la arhivă și așa mai departe.
Formarea dosarele în care documentele sunt depuse în aceste subiecte ar trebui să fie în conformitate cu nomenclatura afacerilor. Acesta este dezvoltat de către persoana responsabilă pentru desfășurarea procedurilor, pe baza „Lista documentelor administrative tipice generate în organizație, cu indicarea perioadei de depozitare“.
Datorită faptului că lucrează la dezvoltarea gamei volumului de cazuri, necesită cunoștințe extinse, lucru pe ea organizată în mod corespunzător, cu implicarea reprezentanților serviciilor individuale și departamente. Ei au întocmit liste de cazuri (care indică, de asemenea, termenul de valabilitate), care sunt formate într-un serviciu sau departament, iar serviciul face nomenclatorul POC consolidat al afacerilor în întreprindere.
Dar, chiar dacă până acum pentru a achiziționa EDS afacerea ta nu își pot permite, pentru a primi ajutor de la programe standard Microsoft Office. Folosind mijloace convenționale de Word, Excel, PowerPoint este destul de posibil să se organizeze documente în conformitate cu cerințele identității corporative, creat documentul electronic.