Tipuri de documente în munca de birou
Domeniul de aplicare de birou ca o zonă separată de activitate implică pregătirea calitativă a documentației și organizarea muncii cu ea. În biroul de muncă de astăzi implică mai multe tipuri diferite de documente. Toate acestea necesită proiectare corespunzătoare, stocare și procesare. activități de documentare ajută companiile să ia decizii de management, comportament de referință și de lucru de informații și de contabilitate, pentru a sprijini comunicarea cu clienții și partenerii pentru a proteja în mod legal drepturile lor.
Din articol, veți învăța:
- ce documente și ce caracteristici le posedă;
- De ce clasifica documentele după tip;
- care este baza clasificării documentelor în munca de birou.
Conceptul și tipurile de documente
documentarea scopului poate fi definită după cum urmează:
- depozitare și acumulare;
- informații contabile;
- reutilizarea;
- transmiterea către alte persoane;
- o revenire la datele de timp;
- informații dovezi;
Care este documentul: esența conceptului de
Standardele actuale în domeniul managementului înregistrărilor definesc conceptul după cum urmează:
sunt informații înregistrate pe un suport material cu dispozitive necesare pentru identificare (GOST P 51141-98);
Diferite tipuri de documente au propria lor entitate informațională. Ele sunt un element esențial al organizării interne a oricărei afaceri și să ofere interacțiunea dintre unitățile sale de afaceri. Curente și informații exacte - aceasta este baza pentru deciziile de management. Documentele de diferite tipuri în același timp îndeplini funcția în cadrul unei proceduri obiectul muncii și rezultatul acesteia.
Citiți mai departe în subiect jurnal electronic
Ce este un document?
Orice acte oficiale are un număr de caracteristici externe, care identifică în mod unic de care aparține uneia sau o altă formă. Acest lucru poate fi forma și mărimea, tipul de material purtător, datele de proces de blocare elemente de design.
Colecția de detalii privind forma documentului (formular). Aproape fiecare tip de document are propria forma standard - un set de mențiuni obligatorii și într-o anumită ordine.
De ce clasifica documentele în funcție de tipul?
Clasificarea este împărțirea tipurilor de servicii de valori mobiliare pe baza semnelor de diferențele și asemănările. Acest lucru este necesar în evidență moderne pentru a stabili principiile de desen și a documentației de proiectare, identificarea formelor și metodelor de lucru optime.
Scopul principal al clasificării - pentru a crește eficiența și eficacitatea aparatului administrativ. Aceasta ajută la asigurarea o căutare rapidă în matrice de documentare accelerează procesele de birou, execuție și control.
Clasificarea este necesară unificarea documentele oficiale. Acesta servește ca bază pentru dezvoltarea de sisteme de birou automatizate, elaborarea unor norme comune pentru pregătirea și documentarea, creați șabloane și texte stencil.
Tipuri de documente și clasificarea acestora în cadrul procedurilor
servicii moderne de birou care se ocupă în principal cu documentele oficiale. Ele sunt persoane juridice sau fizice pentru punerea în aplicare a funcțiilor de bază ale managementului: contabilitate, planificare, finanțare, achiziții, prognoză și control.
În plus față de origine, există multe motive pentru a alege din principalele tipuri de documente în munca de birou:
Printre tipurile de documente în munca de birou general, este acceptat să aloce organizatorice și administrative, de referință și de informații și de personal (cu personalul).
documentelor organizatorice și administrative
Pentru acest tip, conform documentatiei de management al clasificator Obscherumynskomu include: ordine, regulamente, decizii, ordine. Acest tip de hârtie de birou utilizat pentru a documenta activitățile organizațiilor care aparțin diferitelor niveluri de putere sau de control, precum și instituții non-guvernamentale. În acest grup sunt: documentele de constituire ale întreprinderii și acte care reglementează activitățile curente. Procedura de luare a deciziilor administrative într-o anumită societate (în cazul în care se face decizia edinonachalno sau colectiv), determină alegerea unei anumite metode de documentare a activităților administrative, de tehnologie de birou.
De exemplu, prima față a societății emitente ordine și instrucțiuni. adjuncții săi și șefii de unități organizatorice majore - instrucțiuni și instrucțiuni de ghidare. Dacă problema administrativă este rezolvată în mod colectiv (de exemplu, consiliul de administrație), a documentat ordin sau decret. În unele cazuri, pentru a spori eficiența fluxului de lucru în dezvoltarea proiectului a implicat un grup sau comitet de lucru format din experți și practicieni.
documentație de referință și informații
Acest grup include: scrisori oficiale, memo-uri, memorii, certificate, rapoarte, telegrame, faxuri, rapoarte, prognoze și analize.
Caracteristica principală a acestui tip este faptul că hârtia nu poate cere executarea silită. Baza pentru luarea deciziilor pe baza acestui grup poate fi doar un ghid de rezoluție.