software-ul de management documentar
Hârtiile sau software-ul de management al documentelor (MDM) - o ramură de activitate, oferind documentare și organizare a documentelor oficiale - este un aspect important al oricărei întreprinderi: organizații sunt documente care reflectă rezultatele și executarea operațiunilor de producție, performanța financiară, resurse umane, logistice software-ul, etc. Acesta documente asigură punerea în aplicare a funcțiilor de conducere, acestea sunt determinate de planurile, înregistrarea și raportarea performanțelor fixe și alte informații. În acest sens, putem spune că pe acea ca a fost stabilită pentru a lucra cu documente, depinde în mare măsură de viteza și calitatea de luare a deciziilor, eficiența performanței și a activităților organizației în ansamblul lor.
În conformitate cu GOST 51141-98 „Hârtiile și arhivare. Termeni și definiții „clericală sau software de management al documentelor - este o ramură de activitate, furnizarea de documentare și organizarea documentelor oficiale.
Termenii „redactare“ și „software de management al documentelor“ (DOW), în conformitate cu GOST 51141-98 sunt folosite ca sinonime, dar încă mai există unele diferențe între ele. Primul dintre acestea, clericale, utilizate în principal în descrierea părții organizatorice și metodele tradiționale de lucru cu documente. Al doilea - „menținerea managementului documentar“ pune accentul pe componenta tehnologiei informației în organizație modernă de birouri și este mai bine să utilizați atunci când vine vorba de tehnologia de calculator pentru a lucra cu documente.
În conformitate cu GOST 51141-98 P clericală (sau POC) implică în primul rând crearea unor documente sau a documentației. și anume înregistrarea de informații pe o varietate de medii de regulile stabilite, care sunt stabilite în legislația și documentele de orientare de reglementare. Rezultatul este o documentație de document - fixat pe un purtător de material rechizitele care să permită identificarea acestuia. Transportatorul în acest caz, poate fi orice obiect corporal utilizat pentru aceasta și stocarea vorbirii, informații audio sau imagine, inclusiv imaginea transformată de fixare. Atunci când este necesară documentație să ne amintim că procesul de înregistrare a informațiilor pe suport de hârtie sau alte suporturi este strict reglementată, care, la rândul său, oferă un document juridic obligatoriu.
Hârtiile (sau POC), dar implică nu numai crearea de documente, dar, de asemenea, organizarea muncii cu ei, care include organizarea documentelor, stocarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale instituției.
organizarea fluxului de lucru - circulația documentelor în cadrul organizației din momentul creării sau primirii lor de a finaliza executarea sau administrarea.
În plus față de organizarea fluxului de lucru în conceptul de „organizare a muncii cu documente“ include stocarea documentelor și utilizarea lor în activitățile curente ale instituției. În cadrul sistemului de depozitare documente în acest caz înseamnă un set de instrumente, tehnici și metode de contabilitate și ordonarea documentelor, în scopul de a le găsi și de a folosi în cadrul operațiunilor curente.
Rezumând cele de mai sus, cele două componente ale fluxului de lucru poate fi identificat (sau POC):
- documentarea activităților;
- organizarea de lucru cu documente oficiale.
Aceste componente sunt interconectate și pentru a crea un sistem eficient de gestionare a documentelor în cadrul organizației ambele necesare și care funcționează în tandem.
Trei surse și trei părți componente DOW
Organizarea de lucru cu documente este o parte importanta a proceselor de management și deciziile de management care afectează în mod semnificativ eficiența și calitatea managementului.
Managementul de luare a deciziilor implică obținerea de informații; prelucrarea acestuia; analiză, de formare și de luare a deciziilor.
Aceste componente sunt cel mai strâns asociate cu întreținerea documentare a managementului. Pentru un efect economic, în primul rând, este important pentru calitatea informațiilor, care este determinată de numărul său, eficiența, gradul de complexitate și costuri. În cazul în care societatea nu a fost stabilită o lucrare clară, cu documente, că, ca urmare a deteriorării managementului. deoarece aceasta depinde de calitatea și fiabilitatea, eficiența de primire și transmitere a informațiilor, formularea corectă a serviciilor de referință și de informare, o organizație de cercetare clară, depozitarea și utilizarea documentelor.
Există trei probleme principale care trebuie rezolvate în munca de birou (POC).
- Documentația (pregătirea, executarea, coordonarea și elaborarea de documente).
- Organizarea de lucru cu documente în procesul de gestionare (furnizarea de execuție de control al traficului, stocarea documentelor și utilizare).
- Sistematizarea documentelor de arhivă.