Introducere în software-ul de management al documentelor de evidență

Managementul oricărei instituții necesită în mod inevitabil, crearea de mai multe tipuri de documente administrative, fără de care este imposibil de a rezolva problema de planificare, finanțare, creditare, contabilitate și raportare, managementul operațional, personalul instituției. Se documentează servesc drept principala dovadă a unui fapt în soluționarea litigiilor comerciale sau de litigii de muncă cu angajații.

organizatorice și administrative ca un fel de activitate administrativă supusă anumitor legi, în conformitate cu principiile de bază, cunoașterea care permite capului să-l construiască pe o bază științifică. Forme de realizare a acesteia sunt comenzi, comenzi, etc documente de management.

În funcție de volumul de documente, echipamente tehnice de organizare, numărul de unități structurale ale organizației se pot aplica centralizare totală sau parțială a birou.

Direcția generală a evidenței serviciului de către șeful organizației. Evidența datelor în conformitate cu cerințele de reglementare impuse cu privire la serviciul de întreținere documentare a managementului preșcolar. Unitățile structurale în care personalul nu oferă lucrătorilor de birou cu privire la munca de birou, acest lucru se bazează pe o persoană dedicată.

Ocuparea forței de muncă Serviciul de evidență este reglementată de Regulamentul privind serviciul, care este dezvoltat pe baza Cartei organizației, despre instrucțiunile și aprobate de către șeful organizației.

Toate lucrările privind gestionarea documentelor pot fi împărțite în două zone principale - este imediat serviciile de informare și documentare operaționale ale companiei și îndrumarea organizatorică și metodologică a întregii lucrări cu documentele și informațiile conținute de acestea. Aceste linii definesc provocările cu care se confruntă serviciul, și anume:

asigurarea unei proceduri uniforme pentru documentarea și lucrul cu documente;

îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documente bazate pe utilizarea calculatorului și de birou echipamente moderne;

reducerea numărului de documente și flux de lucru.

Serviciul de gestionare a înregistrărilor ar trebui să fie o unitate structurală independentă, condusă de un șef, care raportează direct șefului organizației.

Ce este un document?

„Documentul menționat la tot ceea ce este utilizat pentru a înregistra transferul și păstrarea informațiilor cu privire la orice subiect.“ - Paul otle această definiție din cartea „Ghidul Administrației.“

Astfel, documentul - un suport material cu informații înregistrate pe acestea. Ca un astfel de mediu poate fi hârtie, disc de calculator, fotografie și film, etc. Document de afaceri servește pentru fixare (gestionare) informații de ordin administrativ.

La fel ca fabrica produce produse, administrare creează documente. Diferența este că produsul pentru fabrica este scopul activității sale, acțiunea de control este scopul administrării, care se află la punerea sa în aplicare ar trebui să fie însoțită de documente.

Odată cu apariția documentelor de reglementare a început să lucreze cu ei, care se numește clericală astăzi. În cele mai vechi timpuri, rolul principal al documentelor vypolnyaliv dovada de nimic în sine Documentum cuvânt latin care înseamnă „certificat“. Înțelegerea importanței organizării de evidență, Petru I a emis un decret „Cu privire la semnarea protocoalelor.“

În 1720, a fost publicat „regulamentul general“, care determină ordinea de lucru cu documente. Și publicat la București în 1857, cartea N.Vorontsova „Hârtiile sau ghid teoretic și practic pentru a civile și penale, colegial și pismovodstvu singur membru“ puteți citi:

„Managementul înregistrărilor este o știință, de stabilire a normelor privind întocmirea de acte oficiale, acte și ele însele cazuri în locuri publice, în conformitate cu legile și formele de modele stabilite de documente de afaceri.“

Valoarea acestui concept nu sa schimbat în această zi, chiar și în timpul nostru de calculator. Deci, vă puteți da conceptul de birou următoarea definiție:

Deloproizvodstvo- această activitate pentru a crea documente și fișiere, în conformitate cu standardele de stat și organizarea muncii cu ei, și anume crearea condițiilor pentru circulație, căutarea și stocarea documentelor.

Principalele sarcini de birou sunt după cum urmează:

înregistrarea documentelor de afaceri în conformitate cu standardele;

crearea condițiilor pentru circulația documentelor (documentelor de înregistrare ale organizației, controlează circulația documentelor și termenele de executare a acestora);

crearea condițiilor pentru documentele de căutare executate (crearea documentelor, în cazul, în conformitate cu nomenclatura din cazuri);

crearea condițiilor pentru stocarea documentelor.